Guide sur le remboursement des frais de repas par son employeur

Une note de frais ou une fiche d’indemnisations de repas représente un document officiel permettant aux collaborateurs de se faire rembourser des dépenses d’alimentation réalisées dans le cadre de leurs missions. Ces salariés pourront donc se faire rembourser leurs frais de repas sous certaines conditions. Cet acte sera exonéré d’impôts ainsi que de cotisations sous certains plafonds. 

Tout savoir sur le remboursement des frais de repas 

Les employeurs pourront dédommager de façon forfaitaire les employés pour les repas pris en dehors de la société ou dans les locaux s’ils ont l’obligation de rester sur place (pour faire du gardiennage par exemple) sans qu’il y ait placement d’une cantine à disposition dans l’entreprise. Ces remboursements sont appelés aussi prime de panier. Il n’en faut cependant pas confondre les argents versés comme frais de repas avec des tickets restaurant. Ce remboursement de frais repas sera exonéré de cotisations pour le salarié qui est en déplacement professionnel ou bien sur un chantier et pour celui qui est contraint de prendre le repas sur sa zone de travail à cause de sujétions particulières. Puis, l’indemnisation de tous les frais professionnels en liaison avec les repas pourra s’effectuer en tant qu’allocations forfaitaires ou selon les dépenses engagées réellement par le salarié. Pour plus d’informations, cliquez sur formation-rh.info 

Concernant les conditions de déduction de ces frais de repas 

Les travailleurs indépendants et les salariés pourront être obligés de prendre leur repas en dehors de leur maison pour différentes raisons : rendez-vous loin de la zone de travail, horaires de travail assez particuliers, situation éloignée du client. Les indemnisations de repas peuvent, par principe, représenter la dépense d’ordre personnel qui n’ouvre pas droit à une déduction sur quelques revenus imposables durant l’établissement d’une déclaration d’impôt. Parfois, les dépenses supplémentaires engendrées par des repas pris loin de son domicile constituent les frais professionnels qui seront déductibles des revenus. Ils devront être utiles pour l’exercice d’une activité professionnelle, essentiellement si le lieu d’exercice de son activité est éloigné anormalement du lieu du domicile de l’employé et ne lui permettra pas de rentrer chez lui. Après, ils devront correspondre à la dépense justifiée et effective. Le professionnel devra justifier à ce titre du prix et de la nature de toutes les dépenses. Par ailleurs, les frais ne sont pas assez excessifs et seront limités nécessairement. Le professionnel ne pourra pas déduire la vraie valeur du repas qui sera pris en dehors du domicile, mais tous les frais supplémentaires. 

Connaître le prix limite de cette indemnisation 

Les salariés pourront bénéficier d’une indemnité repas dans certains cas, c’est appelé également « prime de panier » ou « panier-repas ». C’est représenté par des indemnités versées afin de rembourser les indemnisations de repas engagés quand le salarié doit déjeuner sur un chantier, même si ce dernier doit prendre le repas sur sa zone de travail, mais cela de nuit ou bien à des horaires décalés. Les indemnités peuvent s’élever à une sixième d’euros pour un repas si c’est pris sur sa zone de travail, à un neuvième d’euros si c’est pris en dehors des locaux de la société (dans le BTP aussi) et à dix-huitième d’euros pour un repas pris au restaurant. En outre, tous les employés contraints de prendre leur déjeuner en dehors du domicile et ne bénéficiant pas du restaurant collectif pourront déduire une partie des indemnisations de repas. Tout d’abord, il faut choisir les frais réels sur une feuille d’impôt sur le revenu et en déduire la somme forfaitaire par repas s’il manque des justificatifs, ou bien la somme par repas avec lequel sera retranché le prix d’un repas pris chez lui en fonction de l’évaluation de Bercy et la part patronale de ses Tickets restaurant. 

Qu’en est-il des frais de repas de 2021 ? 

Les frais professionnels représentent des charges avec un caractère assez spécial et sont inhérents à l’emploi ou à la fonction du salarié, que ce dernier supporte en tant qu’accomplissement de ses rôles. Comme dépenses exceptionnelles supplémentaires et exposées par l’employé dans le cadre de la réalisation de ses missions, il a droit à ce remboursement des frais par l’employeur même. En ce qui concerne les indemnisations de repas et restaurant, ce remboursement pourra se faire avec la base des allocations forfaitaires (le prix est réévalué tous les ans) et sera exonéré de toute cotisation sociale et d’impôt sous certaines conditions. Les allocations forfaitaires ne sont pas prises en compte dans le calcul d’une indemnité de licenciement, de congés payés ou de préavis. En revanche, si le tarif du remboursement est bien supérieur au tarif de l’allocation forfaitaire et que son employeur ne peut le justifier, il y aura une soumission d’une fraction excédentaire à impôt ainsi qu’à cotisations sociales. Quand le travailleur assimilé ou salarié est en mission professionnelle et qu’il ne peut pas regagner sa maison ou son lieu de travail habituel, l’indemnité à compenser toutes les dépenses supplémentaires est exonérée et ainsi utilisée conformément à son objet pour cette fraction.

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